Defter denince vergi hukukunda tutulması gerekli yasal defterler anlaşılması gerekir. Bunlar yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebirdir. Tüzel kişiliğin niteliğine göre (kollektif, limited, anonim şirket gibi) tutulması zorunlu defterlere bazı defterler de eklenebilmektedir.
Bir de e defter vardır. e-Defter; tutulması zorunlu olan yevmiye defteri ve büyük defterin elektronik dosya olarak hazırlanması ve kaydedilmesidir. E-Defter, ispat aracı olarak kullanılabilen, ibraz edilebilmesi ile açılış ve kapanışlarına ilişkin tasdik işlemlerinin elektronik ortamda yapılmasını mümkün hale getiren bir uygulamadır. E-Deftere 2021 yılında 4 milyon brüt satış hasılatı olan mükellefler sektör ayrımı yapmaksızın 01.01.2023 tarihinde, 2022 yılında 3 milyon brüt satış hasılatı olan mükellefler sektör ayrımı yapmaksızın 01.01.2024 tarihinde geçmek zorundadırlar. Bilanço esasına göre defter tutmak zorunda olanlar ile ihtiyari olarak bilanço esasına göre defter tutmayı tercih eden mükellefler 1 Ocak 2025 tarihinden itibaren e-Defter uygulamasına dahil olmak zorundadırlar.
e-Fatura ve e-Arşiv uygulamalarına geçen işletmelerin e-Defter sistemine de geçmeleri zorunludur. 2024 yılı cirosu:
- 3 milyon TL ve üzeri olan tüm işletmeler,
- 500 bin TL ve üzeri ciroya sahip e-ticaret firmaları,
- Gayrimenkul ve motorlu araç ticareti yapan mükellefler,
- Belediye ruhsatlı ya da Kültür ve Turizm Bakanlığı onaylı oteller
en geç 1 Ocak 2026 tarihine kadar e-Defter uygulamasına geçmek zorundadır.
Belgeden kasıt ise genel olarak faturadır. Bir de e-Fatura vardır. e-Fatura uygulaması, faturaların internet bağlantısı kullanılarak elektronik ortamda düzenlenmesini, paylaşılmasını ve izlenmesini sağlayan bir sistemdir. E-faturaya 2021 yılında 4 milyon brüt satış hasılatı olan mükellefler sektör ayrımı yapmaksızın 01.07.2022 tarihinde, 2022 yılında 3 milyon brüt satış hasılatı olan mükellefler sektör ayrımı yapmaksızın 01.07.2023 tarihinde geçmek zorundadırlar. Ayrıca e-Faturanın avantajlarından yararlanmak isteyen mükellefler de de istemeleri halinde gönüllü olarak bu uygulamaya geçiş yapabilirler.
2025 yılı itibarıyla e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu, yalnızca büyük ölçekli firmaları değil, belirli sektörlerde faaliyet gösteren ve belirlenen ciro limitlerini aşan birçok küçük ve orta ölçekli işletmeyi de kapsamaktadır. Bu sektörler arasında:
- Gayrimenkul alım, satım, kiralama ve aracılık yapan işletmeler,
- e-Ticaret faaliyetinde bulunan, kendi web sitesi ya da pazaryerleri aracılığıyla satış yapan firmalar,
- Motorlu taşıt alım, satım ve kiralama işlemleri gerçekleştiren şirketler,
- İnternet reklamcılığı ve ilan yayıncılığı yapan kişi ve kurumlar
zorunlu geçiş kapsamına alınmıştır. Bu grupların en geç 1 Temmuz 2025 tarihine kadar e-Fatura sistemine geçmeleri ve 1 Ocak 2026’ya kadar e-Defter uygulamasına geçiş yapmaları gerekmektedir.
e-Fatura geçiş zorunluluğu için ciro sınırları sektörel bazda farklılık göstermektedir. 2025 itibarıyla:
- Sektör ayrımı olmaksızın tüm mükellefler için 3 milyon TL,
- Gayrimenkul ve motorlu araç sektörleri için 500 bin TL,
- İnternetten mal ve hizmet satışı yapan e-ticaret işletmeleri için yine 500 bin TL
brüt satış hasılatı sınırıdır. Bu tutarların 2024 yılı hesap dönemi baz alınarak aşılması halinde mükellefler 1 Temmuz 2025’te e-Fatura sistemine geçmekle yükümlüdür.
2025 yılı itibarıyla, 2024 hesap döneminde:
- Brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan tüm işletmeler,
- 500 bin TL ve üzeri ciroya sahip e-ticaret firmaları,
- Gayrimenkul ve motorlu araç satışı/kiralaması yapan işletmeler,
e-Fatura ve dolayısıyla e-Arşiv Fatura uygulamasına geçmek zorundadır.
1 Ocak 2025 tarihinden itibaren, vergiler dahil toplam tutarı 3.000 TL ve üzeri olan faturaların e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmesi zorunludur.
Defter belge ibrazı ise tutulması zorunlu olan defterler (yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri gibi) ile düzenlenmesi zorunlu olan belgelerin (fatura, sevk irsaliyesi, gider pusulası gibi) incelemeye yetkili olanlarca istenilmesi üzerine sunulmasıdır.
Defter ve belge ibrazında süre 15 gündür. Makul sebeplerin bulunması halinde 15 günden aşağı olmamak üzere ek süre verilebilir. Geriye dönük 5 yıllık defter ve belgenin ibrazı istenebilir. Çünkü 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’na göre defter ve belgelerin saklanma süresi 5 yıldır.
Defter ve/veya Belge İbraz Edilmezse Ne Olur?
Yasal defter ve belgelerin incelemeye yetkili olanlara süresi içinde ibraz edilmemesinin hem vergisel, hem de cezai sonuçları vardır. Şöyle ki;
Defter ve belgelerin ya da sadece defterlerin veya sadece belgelerin ibraz edilmemesi halinde düzenlenecek vergi inceleme raporu ile mükelleflerin indirim konusu yaptığı KDV’ler reddedilir ve mükellefin KDV beyanı yeniden oluşturulur. Yeniden düzenlenen KDV beyanına göre ödenecek KDV’ler yanında hesaplanan KDV’ler üzerinden 3 kat da vergi ziyaı cezası kesilir.
Yapılan bu tarhiyat ve kesilen cezaya karşı Vergi Mahkemesinde dava açılabilir. Açılacak bu davada kullanılacak argümanlara göre tarh edilen verginin ve kesilen cezanın tamamının veya büyük kısmının iptal ettirilmesi mümkündür. Bu konuda vergi hukuku konusunda uzman profesyonel bir ekipten destek alınması olumlu sonuç almak açısından elzemdir.
Yine yasal defter ve/veya belgelerin ibraz edilmemesi halinde 213 sayılı Vergi Usul Kanununa Muhalefet suçlaması ile ceza davası açılır. Defter ve belgelerin ibraz edilmemesinin müeyyidesi 18 aydan 5 yıla kadar hapis cezasıdır. Bu davanın da ceza hukuku yanında vergi hukuku alanında uzman avukatlara takip edilmesi ceza almama açısından önemlidir.
Or Hukuk bürosu, bünyesindeki uzman vergi ve ceza hukukçuları ile bu konuda profesyonel destek sağlayarak hem verginin, hem de cezanın kaldırılması noktasında önemli rol oynamaktadır.